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会议案例
会议秘书
会议地点:会议秘书
参与人数:30人
举办日期:2014-02-18
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会议报道:
  会议秘书
会议特点:
  会议秘书
精彩瞬间:
所谓秘书服务指向会展主办方提供各类文秘、勤杂、临时采购、临时司乘、向导等服务。这些服务通常是临时或者按时提供的,在预算时通常按类别笼统计算,不在细分??可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作,那么告诉代理公司作好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可,由双方财务或者相关人员核定。 
    一般安排主席团成员或者职务比较高的同志,座次可以按职务或姓氏笔划排列。主席台根据人数多少,可以设一排或二排、三排以上。座谈会可以不设主席台,主持会议同志座位在正对会场门口的地方。主席台上方可以挂会标,一般为红底黑字,字体庄重。如开党代会、人代会、团代会等还要挂会徽,会徽两边挂红旗,红旗一边五面为宜,为调节会议气氛,主席台前可以摆鲜花,会场的四周可以张贴标语口号。另外座位前桌子上要摆座签,有的只摆主席台,有的全体与会人员都摆座签。音响麦克风、译风都要准备好,会前要试试响不响。 
    会议证是出席会议的凭证,上面标明会议名称,使用者姓名、性别、发证日期、号码,有的还要贴照片。会议证又分出席证、工作证、记者证,可用不同颜色区别。 
    (一)会议进行阶段要做的工作 
    在进行阶段,要按照各自分工,做好会务工作和各项服务工作,确保会议的顺利进行。这里着重介绍会议记录和简报工作。会议记录是为起草会议简报、会议纪要乃至正式文件奠定基础,也是为会后进一步研究问题,总结工作提供重要参考材料,也为查考历史提供依据和凭证。如遵义会议是历史上具有重大意义的一次会议,但因没有记录,对会议的重要情节长期没有搞清楚,1984年发现陈云同志在长征途中传达遵义会议的手稿,手稿是根据会议记录整理的,为搞清遵义会议的真实情况提供了依据。搞好记录,要本着三个原则,一要按照会议的真实情况,忠实的记录,凡记下来的要符合原意,不能根据自己的好恶,歪曲人家的发言,听不清的要问一下,核对一下。二是要快,字要小,字距要短,可以使用简称。三是择要而记,记录一小时只能写3000多字,而说话可以达10000多字,无论如何记不下来,记录要抓住要点,记主要观点、精辟论述、结论性意见以及有争议的问题,一般性的内容可以不记。 
    比较大型的会议,一般都出简报,简报的作用有:一是便于领导同志了解会议全貌,掌握会议进程,对会议进行指导,发现问题及时解决;二是便于各与会人员交流经验,沟通情况;三是为日后研究工作提供可靠的资料。 
    写简报要做到四点。一是简报要简,要突出重点,精练内容,最好不超过1000字,有的简报不简,有言必录,把发言的全部内容都写上了,使人看了头痛;二是要快,一般情况,上午的发言,下午要写出来,下午的发言晚上要写出来,第二天上午要送到与会人员。有的简报几天写不出来,会议开完了,简报才出来,成了马后炮;三是真实客观,包括人名、地名、时间、数字、引文,都要准确无误。对事实不能有任何夸大、缩小、虚构,更不能把自己的观点强加于人。为了做到真实,写好后,要交当事人过目;四是突出重点和特点,现在简报通病就是没有特点,空话,套话太多,泛泛的一般表态,给人千篇一律,千人一面之感,这种简报实在不愿意看。简报要舍弃一般的内容,在开头交代某某组在谁主持下讨论,哪几位同志发言,然后开门见山,把最精辟的内容写出来。 
    (二)会议结束阶段,这阶段时间短促,要做的事情比较多,秘书这个阶段也比较忙,搞不好容易出差错,这个阶段要清理文件,哪些可以带走,哪些要收回,要开出单子,对走的人需要帮助买机票、车票。对会议形成的文件,有些需要会后修改定稿印发。有的会议会后要写纪要。关于会议纪要的写作,有同志专题讲,我不重复。 
    三、改进会风,提高工作效率 
    开会是进行决策,指导工作不可缺少的方式。但如果过多过滥,形成会海,也会劳民伤财,造成灾难。会议太多,特别是无关紧要的会也要领导参加,使领导宝贵的时间淹没在会海里,没时间深入基层,调查研究,解决问题。开会就要花钱,有限的经费被无用会议占用,使该解决的问题解决不了,也给交通和宾馆造成紧张。有的利用开会之机大吃大喝,乱发纪念品,有的以开会之名,搞公费旅游,在群众中造成不良影响。这些现象必须克服。如何改进会风,提高会议效率,首先要控制会议的规模、规格和会期。一是从会议内容上控制。凡是可开可不开的会议坚决不开,不解决问题的会议坚决不开,可以合并的会议不单独开;二是从会议规模和规格上控制。本着宁少勿多,宁小勿大的原则,严格控制会议规模和规格,参加会议的人数减少到最低限度。凡能开小会解决的问题就不要开大会,凡参加一个人能解决的问题,就不要来两个人,少带或不带工作人员。部门能解决的问题,不要以党委或政府的名义开会。部门的会议不要都请领导参加,确有必要,可只请主管领导参加,其他领导不要陪会;三是从会议时间上控制。本着宁短勿长的原则,开一天能解决问题的会,不要开成两天,开半天能解决问题的会,不要开一天。时间安排要紧凑,不要搞得松松垮垮。有的会开的长与讲话不精练有关,废话、空话、重复的话太多。一件事情张书记讲了,李书记讲,托乎提县长讲了,买买提县长又讲,讲话的角度差不多,观点差不多,内容差不多,浪费时间。一个人讲清楚了就可以了,别人不要重复,如果要讲要有新内容;四是从会议形式上控制,可以用电话、电视、广播等手段办到的事情,如表彰先进等,可以不开会,能用电话会、电视会解决的问题,就不要把人召来开会;五是从会议经费控制。规定会议经费标准,不得突破,不得挤占其他经费,不得摊派,转嫁负担。 
    (二)会议要俭朴节约,禁止以开会之名大吃大喝,铺张浪费,乱发钱物,禁止以开会之名搞公款旅游,国家明文规定不得到黄山、桂林等风景区开会。 
    (三)会议内容要实在,要确能解决问题。反对搞形式主义,作表面文章或会而不议,议而不决,决而不行,行而不果。 
    (四)要严格会议纪律,使会议开得紧张、紧凑,尽量避免迟到、早退、缺席现象。 
    四、对会议秘书的要求 
    1、会议秘书要有较强的办事能力和组织协调能力,较高的文字水平。 
    2、秘书人员要正确认识自己在会议的角色,摆正自己的位置,树立牢固的服务观念,不厌其烦地为与会者提供优质服务。 
    3、工作要细致周密。会务工作是很细致具体的工作,而且带有政治性,如果在哪个环节上出了问题都会造成不良影响,因此,计划要订的细一些,想的周到一些,不要漏项。分工要明确,出了问题把板子打在具体人员身上,一个人想问题往往不全面,计划要让大家讨论把关。部署的工作要进行检查,如会场布置好了,会前要去看看,会标对不对,座签摆的是否合适,麦克风响不响,发现问题及时纠正,千万不能粗枝大叶。 
    4、要注意保密。多数会议都带有机密性,对会议的内容,包括时间、地点、与会人员、议题和日程安排及文件资料都要保密。有些会议,会上保密,会后公开或部分内容公开,何时公开或哪些内容可以公开,都要请示领导,不要自作主张.
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